Si es la primera vez que organiza un evento multilingüe, este artículo le dirá todo lo que necesita saber sobre la interpretación de conferencias con intérpretes simultáneos para garantizar que su evento esté bien planificado y sea un éxito. Si ya ha organizado muchos eventos con intérpretes, este artículo puede servirle para repasar los puntos que necesita comprobar.
Pronto Translations es especialista en eventos presenciales en el área metropolitana de Nueva York (Manhattan, Bronx, Brooklyn, Queens, Staten Island, norte de Nueva Jersey, Long Island, condado de Westchester, valle del Mid-Hudson y Connecticut). También organizamos eventos a distancia y ofrecemos diversos servicios de traducción.
Si busca un intérprete para una conferencia u otro evento profesional, es importante que entienda la diferencia entre interpretación simultánea y consecutiva antes de contratar una u otra opción.
En la interpretación consecutiva, el orador y el intérprete se turnan. Cada uno habla brevemente (preferiblemente unas pocas frases cada vez) y luego hace una pausa. El orador pasa entonces a las dos frases siguientes, y así sucesivamente. El intérprete puede estar sentado en el escenario o a un costado del mismo.
La interpretación consecutiva propiamente dicha se divide en dos modalidades: consecutiva larga y consecutiva corta.
En la interpretación consecutiva larga, el orador dice unas frases o incluso un párrafo y luego hace una pausa para darle tiempo al intérprete a que traduzca lo que se ha dicho. Esta modalidad suele adoptarse cuando es aceptable resumir lo que se dice (en lugar de repetirlo palabra por palabra). Como el intérprete necesita absorber cierta cantidad de información antes de empezar a hablar, tomará notas mientras el orador habla.
En la interpretación consecutiva corta, el orador se detiene después de una o, como máximo, dos frases, dándole tiempo al intérprete para reproducir palabra por palabra lo que se ha dicho. El intérprete de conferencias puede o no tomar notas.
Antes del evento, es importante que el organizador de la conferencia, el orador u oradores y el intérprete se pongan de acuerdo sobre la modalidad que se utilizará: interpretación consecutiva corta o consecutiva larga. La agencia de traducción o interpretación se encargará de ello, ya que los ponentes y los intérpretes no se comunican directamente antes del acto.
En el modo simultáneo, el orador habla a un ritmo normal, sin tener que hacer pausas para la interpretación. El intérprete comienza la traducción oral en tiempo real con un breve retraso, después de que el orador haya pronunciado algunas palabras, de modo que la interpretación siempre termina un poco después de las últimas palabras del orador. Esta técnica se conoce como «lagging» o «décalage». Durante la interpretación, el intérprete escucha la siguiente frase para continuar la interpretación sin pausas ni interrupciones.
Esto se debe a que, con años de formación y práctica, el cerebro del intérprete ha sido entrenado para realizar dos funciones simultáneamente: oír lo que se dice e interpretar lo que se acaba de decir. Por lo tanto, para el público no hay ningún retraso audible entre lo que dice el orador y la interpretación.
La interpretación simultánea es una actividad mental extremadamente intensa que el intérprete sólo puede mantener entre 15 y 20 minutos seguidos. Por lo tanto, para cualquier sesión ininterrumpida de más de 20 minutos, o como máximo 30 minutos (dependiendo del intérprete), se necesitan dos intérpretes. Los intérpretes simultáneos se alternarán, interpretando cada uno entre 15 y 20 minutos mientras el otro descansa.
Cualquier reunión de negocios o parte de una reunión que requiera interpretación durante más de 20 minutos ininterrumpidos, debe contar con un equipo de dos intérpretes simultáneos para cada idioma. Las reuniones de alto nivel en las que participen jefes de Estado o directores generales de grandes empresas, requieren traducción simultánea para cualquier discurso de más de 5 minutos.
En actos comunitarios e informales, si los discursos son relativamente cortos (no más de 30 minutos en una sesión ininterrumpida) y el presupuesto es limitado, la interpretación consecutiva tiene más sentido, ya que sólo hay que pagar a un intérprete y no se necesita más equipos que un buen micrófono.
Sin embargo, la interpretación consecutiva no se recomienda para eventos de negocios o cualquier evento que dure más de 30 minutos por varias razones:
Consulte la sección de presupuestos para conocer las ventajas e inconvenientes desde la perspectiva de los costos.
En el caso de eventos importantes, especialmente los que implican a jefes de Estado, funcionarios de alto nivel o altos directivos, las audiencias suelen incluir personas capaces de identificar una interpretación deficiente. Detectarán rápidamente lagunas aparentes en la interpretación (contenidos que no se han traducido) o un posible retraso excesivo entre lo que dice el orador y lo que se traduce. También es un perjuicio para el orador y la audiencia que el intérprete de conferencias omita información o no capte el tono y el estado de ánimo del orador.
Los intérpretes de calidad suelen haber recibido años de formación en una institución o universidad que ofrece uno de los mejores programas de traducción e interpretación. Suelen tener al menos 10 años de experiencia interpretando para grandes conferencias empresariales, para la ONU o para alguna de las muchas organizaciones afines, como el Banco Mundial o el FMI.
Algunos intérpretes se sienten perfectamente cómodos interpretando en ambas direcciones (por ejemplo, desde su lengua materna a una lengua de destino y viceversa) y pueden encargarse tanto de interpretar el discurso del orador como la sesión de preguntas y respuestas que pueda haber a continuación (ya que esto requerirá interpretar en la otra dirección). Algunos intérpretes tienen una marcada preferencia por una dirección y no pueden interpretar una sesión de preguntas y respuestas o un discurso extenso en la otra dirección.
A veces, los oradores o los miembros de los paneles necesitarán interpretación durante el resto de la conferencia para poder entender lo que pasa cuando no están impartiendo sus propias charlas.
No olvide comunicar a la agencia si necesita interpretación unidireccional o bidireccional, para que puedan elegir a los intérpretes adecuados.
Un punto importante, pero que a menudo se ignora, es que algunos intérpretes necesitan tener una buena visibilidad, es decir, estar posicionados de forma que puedan ver al orador, especialmente sus labios. Otros se sienten cómodos sin importar si pueden verle al orador o no.
Otra razón de la necesidad de tener al orador a la vista es que puede señalar objetos, como imágenes de una diapositiva de PowerPoint o lugares de la sala o del espacio, que los intérpretes necesitan ver.
Para garantizarlo, hay que tener en cuenta la disposición o el tamaño de la sala, y los intérpretes deben estar al menos ligeramente separados del público, con el fin de evitar molestias a quienes no estén usando auriculares.
Para cualquier evento en el que participen jefes de Estado, altos funcionarios o miembros del consejo de administración de una gran empresa, la instalación adecuada es una cabina con espacio para dos intérpretes por idioma y suficientes auriculares para todos los asistentes que necesiten traducción en tiempo real.
Hay dos tipos principales de cabinas de interpretación para conferencias: las cabinas de interpretación de sobremesa y las cabinas de interpretación estándar. La elección de la cabina depende de varios factores, como el tamaño de la sala, las necesidades del público y los recursos disponibles.
Es importante tener en cuenta que la parte de atrás de la cabina está abierta, por lo que hay que tener el cuidado de direccionarla hacia una pared o a una zona vacía.
Las cabinas de interpretación estándar son espacios cerrados y autónomos que ofrecen un entorno totalmente insonorizado. La instalación de estas cabinas la realizan varias personas, lo que implica más tiempo y espacio. Se recomienda prever al menos dos horas para armar y probar el equipo. Se necesita además que un técnico de audio cualificado esté disponible para resolver cualquier problema técnico. Si hay que transportar el equipo en asensor, hay que asegurarse de que éste sea lo suficientemente grande como para que quepa una caja de 2,1 m x 1,8 m x 1,8 m.
En la mayoría de los casos, se optará por una cabina de interpretación de sobremesa debido al ahorro de costos, de tiempo y a la necesidad de caber en un espacio más reducido. Cuando el acto es de alto nivel (por ejemplo, jefes de Estado) o cuando no es fácil encontrar una mesa en la que colocar la cabina, puede ser preferible optar por cabinas estándar.
Por eso, cuando elija el lugar de su evento, no olvide reservar un espacio para las cabinas y los intérpretes. Necesitará ese equipo para cada idioma, así que, si su acto requiere interpretación a cuatro idiomas, necesitará espacio suficiente para cuatro cabinas y ocho intérpretes.
El proveedor del equipo también proporcionará los transmisores (auriculares utilizados por los intérpretes) y un número suficiente de receptores (auriculares utilizados por los miembros del público).
El equipo de audio utilizado para los micrófonos debe tener una línea de salida.
La agencia que proporciona el servicio de interpretación de conferencias puede encargarse de la entrega, instalación y gestión de todo el material, incluida la presencia de un técnico durante el acto para responder a cualquier pregunta o resolver cualquier problema. Se aconseja concertar una llamada varios días antes del evento entre el proveedor de equipos y el equipo técnico o audiovisual del cliente (el equipo responsable de instalar el sonido en el evento) para asegurarse de que ambas partes están de acuerdo en lo que se necesita. La agencia de traducción puede facilitar esta llamada.
Para eventos menos formales, actos más pequeños o eventos en los que simplemente no hay espacio suficiente para un cabina ¾o en los que los presupuestos son limitados¾, un dispositivo móvil puede funcionar.
El proveedor del equipo traerá los auriculares transmisor y receptor.
El inconveniente es el riesgo de conexiones inalámbricas deficientes, por lo que es importante determinar la disponibilidad de una buena red inalámbrica si se opta por equipos móviles. Asegúrate de que no haya paredes entre los intérpretes y el público que puedan interferir con la intensidad de la señal.
Los equipos móviles no se recomiendan para eventos multilingües con más de 30 personas.
Se puede sugerir el uso de una aplicación descargable y pedir a todos los miembros del público que necesiten oír al intérprete que se descarguen una aplicación de Apple Store o Google Play. El riesgo es alto, ya que estas aplicaciones pueden no ser compatibles con todos los sistemas operativos (iOS, Android y otros) y/o todos los tipos de teléfonos. Algunos miembros del público pueden tener dificultades técnicas con las instrucciones de descarga y uso.
Aunque puede ahorrar el costo del alquiler de equipos, esta opción no es recomendable.
Esta solución solo es adecuada si la interpretación elegida para la conferencia es consecutiva.
Es aconsejable ponerse en contacto con la agencia de traducción e iniciar el proceso al menos un mes antes del evento. Si la fecha programada de la conferencia es durante un periodo de gran demanda, por ejemplo durante la Asamblea General de la ONU en Nueva York, el proceso debe iniciarse con varios meses de antelación.
Cuando se ponga en contacto con la agencia de traducción e interpretación para solicitar un presupuesto, asegúrese de que su solicitud incluye todos los detalles, aunque algunos parezcan superfluos. La información debe incluir:
si se necesitará equipo o si lo proporcionará el organizador del evento.
Es necesario reservar con mucha antelación: los buenos intérpretes simultáneos son raros y difíciles de encontrar. Por eso, es importante planificarlo con la mayor antelación posible y también comprometerse (emitir el formulario de solicitud) lo antes posible, porque los intérpretes probablemente se comprometerán con quien solicite primero. Sólo pueden esperar la reserva unos días después de ser contactados, ya que necesitan cerrar su propia agenda.
Al igual que los intérpretes pueden estar ocupados y, por lo tanto, no disponibles, los equipos también están muy solicitados. En periodos de gran afluencia, como la Asamblea General de la ONU en Nueva York, los equipos deben reservarse con al menos un mes de antelación, pues de lo contrario pueden no estar disponibles.
Una vez confirmado el intérprete o intérpretes, facilite a la agencia de interpretación todos los documentos de la conferencia disponibles, incluso borradores, para que el intérprete o intérpretes puedan prepararse adecuadamente. Esto incluye los siguientes documentos:
Los documentos deben enviarse a la agencia de traducción/interpretación lo antes posible y a medida que estén disponibles, incluidas las actualizaciones.
Aunque no es obligatorio, se recomienda proporcionar material impreso y/o digital en cada idioma en el que se celebre el evento, ya sean volantes, prospectos o panfletos distribuidos durante el proceso de inscripción o disponibles en el lugar del evento, o el equivalente en formato digital fácilmente accesible en un teléfono móvil. Estos elementos añaden profesionalidad al evento.
Éste es quizá el punto más olvidado entre los que hay que comprobar antes del evento. La necesidad de intérpretes suele deberse a que los oradores proceden de otros países y, por lo tanto, no conocen la lengua del país al que han sido invitados. A menudo, los intérpretes ven cancelada su misión en el último momento porque el organizador se entera de repente que el orador no ha podido obtener a tiempo el visado necesario.
Como la información suele transmitirse al organizador después de que haya entrado en vigor la cláusula de anulación, éste sigue obligado a pagar los servicios de interpretación.
Asegúrese de que los oradores entiendan que su discurso será interpretado en tiempo real, para que no hablen demasiado rápido y tengan buena pronunciación, con la finalidad de que los intérpretes entiendan cada palabra.
Si ha optado por un servicio de interpretación consecutiva, recuerde a los oradores que deben parar en los intervalos acordados (una o dos frases para la interpretación consecutiva corta, uno o dos párrafos para la interpretación consecutiva larga).
Explique detalladamente a la agencia de interpretación los requisitos de interpretación de su conferencia. Si hay algún requisito especial, infórmeles con antelación para minimizar la probabilidad de que surjan dificultades imprevistas en el último momento o durante el evento.
Esta es quizá la pregunta más importante de todas, ya que sin presupuesto es imposible organizar un evento con éxito. La parte de interpretación de un evento conlleva una serie de costos.
No existe una norma fija, y cada intérprete de conferencias tendrá tarifas diferentes, distintas unidades de tiempo (minuto, hora, etc.) para fijar las tarifas y los mínimos a cobrar. Algunos intérpretes cobran por hora, otros por media jornada (hasta 3 horas) o por día (hasta 6 horas). Los que cobran por hora suelen cobrar un mínimo, generalmente entre 2 y 3 horas.
Algunos intérpretes exigen el reembolso del combustible si utilizan su propio vehículo para desplazarse al evento, incluidos peajes y aparcamiento. Si el transporte público es más rápido, o un Uber es más barato, el reembolso será por el transporte y no por el uso del vehículo propio. La agencia de interpretación puede proporcionar el presupuesto con suficiente antelación al evento para que se apruebe de antemano.
En la mayoría de las grandes ciudades se puede encontrar intérpretes de los principales idiomas, como español, francés, chino y japonés. Por lo tanto, los gastos de viaje y hotel no representan una parte importante del presupuesto de los servicios de interpretación de conferencias.
Sin embargo, para idiomas menos comunes, como el vietnamita, tailandés, indonesio, ucraniano y muchos otros, es muy probable que el intérprete tenga que recorrer una distancia considerable en tren o avión. Por lo tanto, los gastos pueden incluir el vuelo (o el viaje en tren), el desplazamiento entre el domicilio y el aeropuerto local (o la estación de tren) y entre el aeropuerto de destino y el lugar de la reunión, así como los hoteles y las comidas. Los intérpretes que tienen que viajar también cobran una tarifa para cubrir el tiempo que pasan en la carretera (ya que este tiempo no puede emplearse en otras tareas).
Costo de los equipos
(Estas tarifas se aplican al proveedor con el que trabaja Pronto Translations en el área de Nueva York, pero, en general, podrían aplicar en la mayoría de los lugares)
Cabina de interpretación de sobremesa y auriculares
Cabina de interpretación estándar y auriculares
Equipos móviles
Tasa de cancelación
Como en cualquier profesión independiente, los intérpretes necesitan llenar sus horarios. Una vez que se comprometen a una fecha determinada para un evento, no pueden poner ese tiempo a disposición de otra persona. Por eso, como medida de autoprotección, cobran una tasa de cancelación si el evento se anula poco antes de la fecha. Los gastos de cancelación varían según el intérprete, dependiendo de la antelación y la duración del acto: por ejemplo, un mínimo de dos o tres días de antelación para un acto de un día, y una semana para un acto de varios días. Asegúrate de aclararlo de antemano con la agencia de traducción, ya que suele ser motivo de malentendidos. Las condiciones de cancelación deben acordarse y estipularse en la hoja de encargo.
Póngase en contacto con Pronto Translations si tiene alguna pregunta sobre lo expuesto arriba o si desea contratar intérpretes consecutivos o simultáneos (y equipos de interpretación) para un evento en el área metropolitana de Nueva York o en cualquier lugar del mundo.
Escriba a clientservices@prontotranslations.com o llame al +1 646 984 4073.