Pronto Translations est spécialisée dans les événements en présentiel dans la région métropolitaine de New York (Manhattan, Bronx, Brooklyn, Queens, Staten Island, nord du New Jersey, Long Island, comté de Westchester, Mid-Hudson Valley et Connecticut). Nous nous occupons également d’événements à distance et proposons divers services de traduction.
Si vous recherchez un interprète pour une conférence ou un autre événement professionnel, il est important de comprendre la différence entre l’interprétation simultanée et l’interprétation consécutive avant de vous engager dans l’une ou l’autre de ces options.
En interprétation consécutive, l’orateur et l’interprète alternent, chacun parlant brièvement (idéalement, quelques phrases à la fois) puis faisant une pause. L’orateur passe ensuite aux deux phrases suivantes, et ainsi de suite. L’interprète peut être assis sur la scène ou à côté de la scène.
L’interprétation consécutive elle-même se divise en deux modes : l’interprétation consécutive longue et l’interprétation consécutive courte.
Dans l’interprétation consécutive longue, l’orateur dit quelques phrases, voire un paragraphe, puis fait une pause pour laisser à l’interprète le temps d’interpréter ce qui a été dit. Ce mode est généralement adopté lorsqu’il est acceptable de résumer ce qui a été dit (plutôt que de le restituer mot pour mot). Comme l’interprète doit absorber un certain nombre d’informations avant de commencer à parler, il prendra des notes pendant que l’orateur parle.
Lors de l’interprétation consécutive courte, l’orateur s’arrête après une, au maximum deux phrases, ce qui laisse le temps à l’interprète de restituer mot pour mot ce qui a été dit. L’interprète de conférence peut avoir besoin ou non de prendre des notes.
Avant l’événement, il est important que l’organisateur de l’événement, le ou les orateurs et l’interprète se mettent d’accord sur le mode qui sera utilisé – l’interprétation consécutive courte ou l’interprétation consécutive longue. L’agence de traduction ou d’interprétation s’en chargera pour les clients, car les présentateurs/orateurs et les interprètes ne communiquent pas directement avant un événement.
En mode simultané, l’orateur s’exprime à un rythme normal, sans avoir à faire de pause pour l’interprétation. L’interprète commence la traduction orale en temps réel avec un léger retard, après que l’orateur a prononcé quelques mots, de sorte que l’interprétation se termine toujours un peu après les derniers propos de l’intervenant. Cette technique est appelée « décalage ». Pendant qu’il interprète, l’interprète écoute la phrase suivante afin de continuer à interpréter sans aucune pause ou interruption.
En effet, grâce à des années de formation et de pratique, le cerveau de l’interprète a été entraîné à remplir deux fonctions simultanément, en écoutant ce qui est dit tout en interprétant ce qui vient d’être dit. Par conséquent, pour le membre de l’auditoire, il n’y a aucun délai audible perceptible entre ce que dit l’orateur et l’interprétation.
L’interprétation simultanée est une activité mentale extrêmement intense que l’interprète ne peut soutenir que pendant 15 à 20 minutes d’affilée. C’est pourquoi, pour toute session de parole ininterrompue de plus de 20 minutes, ou au maximum de 30 minutes (selon l’interprète), deux interprètes sont nécessaires. Les interprètes simultanés alterneront, chacun interprétant pendant 15 à 20 minutes pendant que l’autre se repose.
Pour toute réunion professionnelle ou partie de réunion nécessitant une interprétation de plus de 20 minutes ininterrompues, une équipe de deux interprètes simultanés doit être engagée/fournie pour chaque langue. Pour les réunions de haut niveau auxquelles sont conviés des chefs d’État ou des PDG de grandes entreprises, la traduction simultanée doit être utilisée pour tout ce qui dépasse 5 minutes.
Pour la traduction d’événements communautaires et informels – si l’intervention des orateurs est relativement courte (pas plus de 30 minutes pour toute session ininterrompue) et que le budget est limité, l’interprétation consécutive est alors plus logique, car on ne paie qu’un seul interprète et qu’il n’y a pas d’équipement requis à part un bon microphone.
Toutefois, il est fortement déconseillé de recourir à l’interprétation consécutive lors d’un événement professionnel ou pour tout événement dépassant 30 minutes, et ce pour plusieurs raisons :
Veuillez consulter la section ci-dessous sur le budget pour comprendre les avantages et les inconvénients du point de vue des coûts.
S’il s’agit d’événements importants, et en particulier d’événements auxquels participent des chefs d’État, des fonctionnaires de haut rang ou des cadres supérieurs, ces publics seront généralement accompagnés de personnes capables de remarquer une qualité d’interprétation qui ne serait pas optimale. Ils détecteront rapidement les lacunes apparentes de l’interprétation (contenu qui n’est pas traduit), ou un éventuel retard excessif entre les propos de l’orateur et ce qui est traduit. C’est également rendre un mauvais service à l’orateur et à l’auditoire si l’interprète de conférence omet des informations ou ne saisit pas le ton et l’humeur de l’orateur.
Les interprètes de qualité ont généralement reçu des années de formation dans une institution ou une université offrant l’un des meilleurs programmes de traduction et d’interprétation. Ils ont habituellement au moins 10 ans d’expérience de l’interprétation pour de grandes conférences d’affaires ou pour l’ONU ou l’une des nombreuses organisations sous l’égide de celle-ci, comme la Banque mondiale ou le FMI.
Certains interprètes sont parfaitement à l’aise pour interpréter dans les deux sens (par exemple, vers une langue cible à partir de leur langue maternelle et vice versa), et peuvent se charger à la fois de l’interprétation du discours de l’orateur et de la séance de questions-réponses qui peut suivre (car la séance de questions-réponses nécessitera une interprétation dans l’autre sens). Certains interprètes ont une préférence marquée pour un sens et ne sont pas en mesure d’interpréter une session de questions-réponses ou une conférence prolongée dans l’autre sens.
Parfois, les orateurs ou les panélistes auront besoin d’une interprétation pour le reste de la conférence afin qu’ils puissent comprendre ce qui se passe lorsqu’ils ne font pas leurs propres discours.
N’oubliez pas de faire savoir à l’agence si vous avez besoin d’une interprétation en sens unique ou dans les deux sens, afin de pouvoir choisir les bons interprètes.
Il y a un point important, mais souvent négligé, à savoir que certains interprètes insistent pour avoir une bonne visibilité, c’est-à-dire à d’être placés de manière à voir l’orateur, et surtout à bien voir ses lèvres. Certains sont à l’aise, qu’ils puissent voir l’orateur ou non.
Il existe une autre raison au besoin d’avoir l’orateur en ligne de mire, à savoir que celui-ci peut désigner des objets, tels que des images dans une diapositive PowerPoint ou des endroits dans la salle ou l’espace, que les interprètes doivent voir.
Pour garantir cette bonne visibilité, il faut tenir compte de la disposition ou de la taille de la salle et veiller à ce que les interprètes soient au moins un peu séparés du public, afin que les membres du public qui ne portent pas de casque ne soient pas dérangés par leur travail.
Interprètes simultanés à l’œuvre lors d’une conférence d’affaires
Pour tout événement auquel participent des chefs d’État, des hauts fonctionnaires ou des membres de la direction d’une grande entreprise, la bonne installation est une cabine pouvant accueillir deux interprètes par langue et suffisamment de casques pour tous les membres de l’auditoire qui auront besoin d’une traduction en temps réel.
Il existe deux types principaux de cabines d’interprétation pour les conférences : les cabines d’interprétation de table et les cabines d’interprétation standard. Le choix de la cabine dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de la salle, les besoins du public et les ressources disponibles.
Les cabines d’interprétation de table sont placées sur une table d’au moins deux mètres de long. Lorsque l’espace et/ou le temps sont limités, la cabine d’interprétation de table est la meilleure option, car elle nécessite peu d’espace, peut être installée rapidement et facilement, et peut généralement être manipulée par une seule personne. Il faut savoir que l’arrière de la cabine est ouvert et qu’il faut donc veiller, lors de son installation, à ce que l’arrière donne sur un mur ou une zone sans participants.
Les cabines d’interprétation standard sont des espaces fermés et autonomes qui offrent un environnement totalement insonorisé. Ces cabines doivent être montées par plusieurs personnes, ce qui demande plus de temps et d’espace. Il est recommandé de prévoir au moins deux heures pour l’assemblage et le test de l’équipement. Il faut disposer d’un technicien audio qualifié capable de résoudre les problèmes techniques éventuels. Si l’équipement doit être transporté dans un ascenseur, assurez-vous que celui-ci a la taille suffisante pour accueillir une boîte de 2,1 m x 1,8 m x 1,8 m.
Dans la plupart des cas, le choix se portera sur une cabine d’interprétation de table, en raison des économies réalisées, du gain de temps et de la nécessité de s’adapter à un espace plus restreint. Lorsque l’événement est de haut niveau (présence de chefs d’État, par exemple), ou lorsqu’il n’est pas facile de trouver une table sur laquelle placer la cabine, il peut être préférable d’opter pour des cabines standard.
Par conséquent, lorsque vous choisissez une salle, veillez à prévoir un espace pour la ou les cabines et les interprètes. Une installation de ce type sera nécessaire pour chaque langue ; ainsi, si l’événement demande une interprétation en 4 langues, il faudra prévoir suffisamment d’espace pour 4 cabines et 8 interprètes.
Le fournisseur de matériel apportera également les émetteurs (casques portés par les interprètes) et un nombre suffisant de récepteurs (casques portés par les membres du public).
L’équipement audio utilisé pour alimenter les microphones doit disposer d’une sortie d’alimentation de niveau ligne XLR.
L’agence fournissant le service d’interprétation de conférence peut organiser la livraison, l’installation et la gestion de tout le matériel, y compris la présence d’un technicien pendant l’événement pour répondre à toute question ou régler tout problème. Il est recommandé d’organiser un appel plusieurs jours avant l’événement entre le fournisseur de matériel et l’équipe technique ou audiovisuelle du client (l’équipe responsable de l’installation du son lors de l’événement) afin de s’assurer que les deux parties sont d’accord sur ce qui est nécessaire. L’agence de traduction peut faciliter cet appel.
Pour les événements moins formels, les événements plus petits ou les événements où il n’y a tout simplement pas assez de place pour une cabine – ou lorsque les budgets sont limités – une installation mobile peut fonctionner.
Le fournisseur d’équipement apportera les casques d’émission et de réception.
L’inconvénient étant le risque de mauvaises connexions sans fil, il est important de déterminer la disponibilité d’un bon réseau sans fil si vous optez pour un équipement mobile. Assurez-vous qu’il n’y a pas de murs entre les interprètes et le public qui pourraient interférer avec la puissance du signal.
Le mobile n’est pas recommandé pour les événements multilingues de plus de 30 personnes.
Il peut être suggéré d’utiliser une application téléchargeable et de demander à tous les membres du public qui ont besoin d’entendre l’interprète de télécharger une application depuis l’Apple Store ou Google Play. Le risque est élevé car il est possible que ces applications téléchargeables ne soient pas compatibles avec tous les systèmes d’exploitation (iOS, Android et autres) et/ou tous les types de téléphones. Certains membres de l’auditoire peuvent avoir des difficultés techniques avec les instructions de téléchargement et d’utilisation.
Bien qu’elle permette d’économiser le coût de la location du matériel, cette approche est donc déconseillée.
Cette solution ne convient que si l’interprétation consécutive de conférence a été choisie.
Il est recommandé de contacter l’agence de traduction et de mettre le processus en route au moins un mois avant l’événement. Si l’événement a lieu pendant une période de forte demande, par exemple durant l’Assemblée générale des Nations unies qui a lieu à New York, le processus doit être lancé plusieurs mois à l’avance.
Lorsque vous contactez l’agence de traduction et d’interprétation pour demander un devis, veillez à exposer une demande qui englobe tous les détails, même si certains semblent superflus. Les informations doivent comprendre :
Il est nécessaire de réserver longtemps à l’avance pour la raison suivante : les bons interprètes sont très demandés et leur emploi du temps se remplit rapidement. Les bons interprètes simultanés sont rares et s’arrachent. C’est pourquoi il est important de planifier le plus longtemps possible à l’avance et, qui est plus , de prendre l’engagement (émettre le bon de commande) le plus tôt possible – car les interprètes sont susceptibles de donner leur accord à la première personne qui les sollicite. Ils ne peuvent et ne veulent réserver le créneau horaire que pendant quelques jours une fois qu’ils ont été contactés, car ils ont besoin de boucler leur propre emploi du temps.
Tout comme les interprètes qui peuvent être occupés et par conséquent indisponibles, le matériel est lui aussi très demandé. Pendant les périodes de grande activité, comme l’Assemblée générale des Nations Unies à New York, il convient de réserver le matériel nécessaire au moins un mois à l’avance, sous peine de ne plus pouvoir se le procurer sur place.
Une fois le(s) interprète(s) confirmé(s), fournissez à l’agence d’interprétation de conférence tous les documents de conférence disponibles, même sous forme de projet, afin que le(s) interprète(s) puisse(nt) se préparer correctement. Il s’agit notamment des documents suivants :
Les documents doivent être remis à l’agence de traduction/interprétation le plus tôt possible, et au fur et à mesure qu’ils sont disponibles, y compris les mises à jour.
Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation, il est recommandé de fournir du matériel imprimé et/ou numérique dans chaque langue dans laquelle l’événement aura lieu, qu’il s’agisse de dépliants, de brochures ou de livrets distribués lors du processus d’inscription ou laissés sur le siège, ou l’équivalent dans un format numérique facilement accessible sur un téléphone portable. Ces éléments qui apportent du professionnalisme à l’événement.
C’est peut-être le point le plus négligé de ceux à contrôler en amont de l’événement. Le besoin de faire appel à des interprètes est souvent dû au fait que les orateurs viennent d’autres pays et ne connaissent donc pas la langue du pays où ils sont invités. Les interprètes ont fréquemment vu leurs missions annulées à la dernière minute parce que l’organisateur avait soudainement découvert que l’orateur n’avait pas pu obtenir le visa nécessaire à temps.
Comme l’information est souvent transmise à l’organisateur après que la clause d’annulation a pris effet, l’organisateur doit quand même payer les services d’interprétation.
Assurez-vous que les orateurs comprennent que leur discours est interprété en temps réel, afin qu’ils veillent à ne pas parler trop vite et à énoncer clairement pour que les interprètes comprennent chaque mot prononcé.
Si vous avez choisi un service d’interprétation de conférence consécutive, rappelez aux orateurs qu’ils doivent penser à s’arrêter aux intervalles convenus (une phrase ou deux pour l’interprétation consécutive courte, un ou deux paragraphes courts pour une interprétation consécutive longue).
Exposez de manière très détaillée les besoins en interprétation de votre conférence à l’agence d’interprétation. S’il y a des exigences particulières, veuillez les exprimer à l’avance afin de minimiser la probabilité de difficultés imprévues de dernière minute ou pendant l’événement.
En fait, c’est peut-être la question la plus importante de toutes, car sans budget, il est impossible de réussir un événement. La partie d’interprétation d’un événement s’accompagne d’une série de coûts
Il n’y a pas de norme fixe, et chaque interprète de conférence aura des honoraires différents, des unités de temps différentes pour fixer les honoraires et des minimums différents. Certains interprètes facturent à l’heure, d’autres à la demi-journée (jusqu’à 3 heures) ou à la journée (jusqu’à 6 heures). Ceux qui facturent à l’heure demandent généralement un minimum, habituellement entre 2 et 3 heures.
Certains interprètes souhaitent recevoir des indemnités kilométriques pour l’utilisation de leur propre véhicule pour se rendre à l’événement et que leur soient aussi remboursés les péages et le stationnement. Si les transports en commun sont plus rapides, ou si un Uber est moins cher, le coût sera alors celui du transport plutôt que celui de l’utilisation de leur véhicule personnel. L’agence d’interprétation peut vous communiquer le coût bien avant l’événement afin que les budgets puissent être approuvés en temps voulu.
Dans la plupart des grandes villes, on peut trouver des interprètes pour les principales langues telles que l’espagnol, le français, le chinois et le japonais. Les frais de voyage et d’hôtel ne représentent donc pas une part importante du budget des services d’interprétation de conférence.
Cependant, pour des langues moins courantes comme le vietnamien, le thaï, l’indonésien, l’ukrainien ou bien d’autres encore, il est très probable que l’interprète doive parcourir une distance importante en train ou en avion. Les dépenses peuvent donc inclure un vol aller-retour (ou un voyage en train), le déplacement entre le domicile et l’aéroport local (ou la gare) ainsi qu’entre l’aéroport de destination et le lieu de l’événement, plus les hôtels et les repas. Les interprètes qui doivent voyager facturent également des honoraires couvrant le temps passé sur la route (car il s’agit d’un temps qui ne peut être affecté à d’autres missions).
(Ces tarifs s’appliquent au fournisseur avec lequel Pronto Translations travaille dans la région de New York, mais devraient généralement s’appliquer aux budgets de la plupart des endroits)
Si vous optez pour la solution mobile, les techniciens sont facultatifs – si vous disposez d’une équipe audiovisuelle ou de vos propres techniciens, il y a de fortes chances qu’ils puissent faire fonctionner l’équipement. Toutefois, si vous avez besoin de techniciens, le coût est de 250 $, quel que soit le nombre de langues.
Comme dans toute profession indépendante, les interprètes ont besoin de remplir leur planning. Une fois qu’ils se sont engagés à une certaine date pour un événement, ils ne peuvent plus mettre ce temps à la disposition de quelqu’un d’autre. Par conséquent, par mesure d’autoprotection, ils facturent des frais d’annulation si l’événement est annulé peu de temps avant sa tenue. Les frais d’annulation varient selon l’interprète et peuvent aller de 2 à 3 jours pour les événements multilingues d’une journée à une semaine ou plus pour les missions de plusieurs jours. Veillez à ce que ce point soit clarifié à l’avance avec l’agence de traduction, car il est souvent source de malentendus. Les conditions d’annulation doivent être convenues et stipulées dans le bon de commande.
N’hésitez pas à contacter Pronto Translations pour toute question concernant ce qui précède ou si vous souhaitez réserver des interprètes consécutifs ou simultanés (et du matériel d’interprétation) pour un événement dans la région métropolitaine de New York ou dans le monde entier.
Vous pouvez nous écrire à clientservices@prontotranslations.com ou nous appeler au +1 646 984 4073 ou au +33 7 78 34 66 01.
